El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que facilita tanto la organización, como la gestión del progreso de un proyecto. A través de este sencillo gráfico, en forma de tabla, podemos obtener la siguiente información:
- Fecha de inicio y fin del proyecto
- Tareas que se han de realizar dentro del proyecto.
- Quienes deberán realizar o están realizando cada tarea en cada momento.
- Fechas de inicio y fin de cada tarea dentro del proyecto.
- Estimación de la duración de cada tarea.
- Posible superposición de tareas, relación entre ellas y si el comienzo o fin de una tarea está sujeto a determinadas restricciones.
- Posibles adelantos o retrasos en la entrega del proyecto, en función de la evolución de las distintas tareas.
Entre las principales ventajas del Gantt:
- Aporta claridad. De forma rápida y visual se sabe que personas han de realizar cada tarea o actividad y el grado de desarrollo de las tareas en ejecución. Se aprecia la fase en la que se encuentra cada tarea y si existen posibles retrasos o adelantos en la entrega de trabajos.
- Aporta datos sobre el rendimiento de los distintos participantes del proyecto.
- Ayuda a gestionar de forma eficiente el tiempo.
- Ayuda a detectar posibles cuellos de botella y establecer acciones correctivas para el caso de materializarse dicho riesgo.
- Ayuda a que los miembros del equipo se sientan más motivados y a sopesar el rendimiento de cada uno dentro del equipo.
Como podemos observar, en el eje vertical se reflejan todas las tareas que se han de realizar para poder finalizar el proyecto logrando los objetivos marcados en la planificación.
Este sería el formato de un diagrama de Gantt, de forma muy sencilla, para poder entender su funcionamiento.
En la primera columna se reflejan las tareas que han de llevarse a cabo a lo largo del proyecto (T1.1, T1.2, T1.i). En las sucesivas columnas se hace referencia a los distintos periodos dentro del proyecto. Nosotros en este hemos empleado como referencia en el tiempo periodos mensuales (M1, M2, M3;… Mi). Tendremos tantas filas como tareas a desarrollar y tantas columnas como meses englobe el proyecto.
Diagramas de Gantt: planificación basada en la metodología ágil y en cascada.
Los diagramas de Gantt pueden ser una herramienta muy útil tanto para las metodologías en cascada como para las ágiles.
La planificación en cascada es la más común. Generalmente, en la fase de planificación de un proyecto se ponen sobre la mesa una serie “hitos” u objetivos, a la misma vez que se establecen unos plazos para su consecución. ¿Dónde estamos? ¿De qué recursos disponemos? ¿Qué queremos conseguir? ¿Cómo lo vamos a conseguir?
Una vez disponemos de esta información comenzamos a construir el camino hacia la consecución de esos objetivos. Aquí es cuando entra en juego el diagrama de GANTT.
Método en cascada
Luego, los gestores de proyectos elaboran un plan secuencial para el proyecto, que incluye hitos y plazos. Cada parte del proyecto depende de la finalización de las tareas anteriores, es decir, en muchos casos, para que comience una tarea ha de haber finalizado otra u empezado.
El diagrama de Gantt tiene sentido en proyectos con un proceso claramente establecido y que conllevan una secuencia de tareas explicitas y plazos de desarrollo estimables de forma fiable. Es fundamental entender que el diagrama de Gantt se establece en la fase de planificación de un proyecto, por lo cual, trabajamos con previsiones o estimaciones, no bajo certezas. Como ejemplo, cualquiera que implique “construcción”.
Método ágile
El método ágile es mucho más flexible y adaptable, no está tan limitado y establecido. La planificación de proyectos basados en la metodología “Agile” se gestionan mediante una planificación a muy corto plazo, por ejemplo, varias semanas. Una vez se van alcanzando los objetivos establecidos para ese tiempo se procede a la planificación de las siguientes tareas, nuevamente a muy corto plazo y así sucesivamente.
¿Cuál es la importancia del diagrama de Gantt en este tipo de proyectos? El diagrama refleja el impacto que una tarea puede tener sobre toda la planificación y sobre el proyecto en sí. Dentro de los equipos que trabajan con esta metodología el feedback es un aspecto fundamental. El diagrama de Gantt facilita este aspecto.
El diagrama de Gantt nos proporciona una visión general del nivel de ejecución del proyecto en cada momento del tiempo. Por otra parte, facilita la planificación y coordinación de proyectos complejos, con un gran número de participantes y de tareas a desempeñar. Permite hacer una gestión más eficiente tanto del tiempo, como de los recursos.
En definitiva, el diagrama de Gantt es parte fundamental de cualquier proceso de planificación de un proyecto. Existe una gran variedad de programas para el diseño de esta herramienta, no obstante, la más utilizada es Excel por su simpleza y efectividad.
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